Que le gérant d’EURL ou SARL sous-traite la comptabilité de sa société à un expert-comptable ou non, le classement de ses documents est indispensable. Aussi, autant reprendre l’organisation des experts-comptables en matière de classement des documents à conserver au siège de la société.

Dossier juridique et dossier permanent

Dans une petite entreprise, on peut rapprocher le dossier permanent et le dossier juridique de la société pour regrouper toutes les informations juridiques liées à la création de la société et à son fonctionnement juridique :

• Les statuts de la société : ils ont été établis en un nombre d’exemplaires prédéfinis
  • un exemplaire a été conservé par le Centre des impôts qui a enregistré ces statuts (voir enregistrement des statuts),
  • deux exemplaires sont nécessaires à l’immatriculation de la société au greffe du tribunal de commerce,
  • un exemplaire doit obligatoirement être conservé au siège de la société (plus les autres exemplaires enregistrés en surnombre par sécurité).
• Kbis de la SARL ou EURL : un Kbis est un document émit par le greffe du tribunal de commerce qui permet de certifier les informations légales qui identifient cette société (Siret, dénomination sociale, gérance, code NAF, numéro de TVA intra-communautaire...). Aucune copie d’un Kbis n’a de valeur légale et obtenir de nouveaux Kbis auprès du greffe est un service payant.
  Des Kbis sont envoyés au siège de la société par le greffe une semaine environ après le dépôt de son dossier de création d’entreprise au CFE. Ces Kbis sont nécessaires pour que la banque libère le capital de la société, ses fournisseurs...
• Annonces légales : au minimum, l’annonce légale publiée pour la création de la société.
• Les assemblées générales de la SARL ou EURL : tous les documents juridiques liés à la tenue des assemblées générales de la société sont à conserver au siège de la société (convocation aux AG, rapport de gestion, délibérations...).

Dossier de paie

Les informations juridiques liées à l’embauche de salariés sont plutôt à conserver dans le dossier de paie, qui contient :
– la convention collective,
– les déclarations préalables à l’embauche,
– les contrats de travail,
– les bulletins de paie,
– les déclarations sociales...

Dossier annuel des opérations

Dans une petite EURL ou SARL, l’ensemble des pièces comptables d’un exercice peuvent parfois constituer un dossier unique qui contient :

• La correspondance de la société (copie courriers envoyés et courriers reçus durant l’exercice).
• Les relevés bancaires de la société.
• Les factures de vente : un exemplaire de chaque facture émise doit être conservé au siège de la société ; les factures de vente sont classées en respectant leur ordre chronologique d’émission.
• Les factures d’achat : factures du CFE et du Greffe pour commencer...
  Lorsqu’un achat ne peut être justifié par une facture, il ne peut pas constituer une charge déductible pour l’entreprise, et la TVA correspondante ne peut pas être déduite. Autrement dit, lorsqu’une facture d’achat est perdue, la charge correspondante ne peut pas être comptabilisée. Il est donc indispensable d’obtenir une facture pour tout achat (et imprimer les factures transmises par voie électronique). En ce qui concerne les facturettes (émises par des commerçants, pour l’achat de marchandises par exemple), les agrafer sur une feuille A4 avant de les insérer dans son classeur d’achats permet un classement digne de ce nom...
• Tous les éléments de caisse (si une caisse, contenant des espèces, est créée au sein de l’entreprise) :
  • journal de caisse : au minimum, sur papier libre ou tableur (excel), détailler toutes les opérations de caisse,
  • les factures des achats effectués en espèces,
  • un justificatif des versements effectués dans la caisse (un mot daté et signé par le gérant lors d’un dépôt d’espèces dans la caisse).
• Le dossier fiscal qui comprend l’ensemble des déclarations de TVA de l’exercice, les autres déclarations fiscales (CFE notamment) et la liasse fiscale établie au titre de l’exercice concerné par la société (états financiers : bilan, compte de résultat et annexe).
• Le dossier social (si celui-ci ne fait pas l’objet d’un classement spécifique, en particulier lorsque la société n’emploie aucun salarié) qui comprend l’ensemble des déclarations sociales établies au titre de l’exercice concerné.

Lorsque l’on sous-traite sa comptabilité à un expert-comptable :
– plus la transmission des informations sera aisée, moins les honoraires de cet expert augmenteront avec le temps,
– un expert-comptable est parfaitement en droit de ne pas établir la comptabilité d’une société qui ne transmet pas les pièces comptables demandées (avec toutes les conséquences que cela aura... pour cette société),
– le temps et le coût d’obtention des documents manquants pour les besoins comptables sont prohibitifs (obtenir une copie d’une facture d’achat (lorsque c’est possible), un relevé de compte...).