Un droit d’information renforcé des associés peut être formalisé, ou bien dans les statuts, ou bien dans un document juridique distinct. Cette seconde solution est certainement dans la pratique à privilégier.

Intérêt d’un droit d’information renforcé

Dans une SARL, le but d’un tel contrôle de la gestion de la société est de permettre à des associés actifs, d’une part de participer indirectement à cette gestion et d’autre part de surveiller étroitement les actes de gestion. Ainsi, si vis à vis des tiers le gérant représente toujours seul la société, en interne les pouvoirs sont beaucoup mieux répartis. La fréquence et la précision des informations à communiquer par le gérant aux associés, qui pourront le révoquer à tout moment (une clause de révocation aussi souple que possible allant de pair avec un droit d’information renforcée) :
– oblige le gérant à effectuer les opérations attendues par les associés,
– permet aux associés de corriger durant l’exercice les actions du gérant. Ainsi, des réunions de travail dont la fréquence est à indiquer peuvent être prévues dans cette clause.

Forme de la clause du droit d’information

Si le droit d’information renforcé des associés est spécifié dans les statuts, alors toute modification apportée à ce droit obligera à une modification statutaire. Or la liste des informations qui seront à mettre à la disposition des associés peut être précise, et associée à des échéances. Toute modification ou précision de la nature d’une information, ou de l’échéance à laquelle elle devra être disponible, engendrerait alors les démarches (et coûts correspondants) de modification des statuts.

Aussi, il est possible de rédiger ou de faire rédiger par un avocat un document juridique signé par tous les associés et imposant au(x) dirigeant(s), gérant de SARL par exemple, de communiquer un certain nombre de documents aux associés, en plus de ceux prévus par la loi.

Exemple de clause d’information

Les associés sont totalement libres de prévoir comme ils le souhaitent les informations qui devront leur être communiquée. Cependant, cette communication ne doit pas devenir excessive au point d’empêcher le gérant d’accomplir ses fonctions.

Informations sur le bilan

Il peut par exemple être prévu que :
– Le gérant devra communiquer aux associés la copie de la facture d’acquisition d’une immobilisation d’une valeur supérieure à 10.000 euros dans le délai d’un mois à compter de sa date d’émission.
– Les dettes fournisseurs seront analysées dans une balance âgée transmise aux associés par email le 10 de chaque mois.
– Le gérant devra établir chaque trimestre un état des créances clients douteuses en justifiant des démarches de recouvrement entreprises.
– Le gérant devra mettre à disposition des associés au siège de la société tout rapprochement bancaire mensuel à compter du 10 du mois suivant.

Informations sur le compte de résultat

Pour suivre l’activité économique de la société, tous les tableaux de bord possibles peuvent être imposés au gérant. Par exemple, il peut être prévu que le gérant (d’un site internet de vente par correspondance dans notre exemple) transmet aux associés avant le 10 de chaque mois :
– le chiffre d’affaires mensuel réalisé,
– le nombre de ventes correspondant,
– le nombre de clients correspondant,
– le nombre de nouveaux clients,
– la fréquentation du site internet,
– le taux de rebond et le taux de sortie,
– le nombre de nouvelles pages créées,
– le nombre de nouveaux liens externes...

Au final, les associés peuvent définir avec le gérant les tableaux de suivi d’activité de la société et s’assurer de les recevoir régulièrement.

Dans une SARL commerciale utilisant un local commercial, les associés peuvent demander, chaque trimestre par exemple, d’une façon plus classique :
– le chiffre d’affaires effectué,
– le montant des achats correspondant (et la marge commerciale),
– les charges de personnel,
– les autres charges,
– le montant des stocks...

Informations annuelles

En plus des rapports d’activité aux associés imposés au gérant, ce dernier doit, comme dans toute société, établir les documents à présenter en assemblée générale.

A cette occasion, les associés peuvent anticiper qu’ils pourront participer à ces AG accompagnés d’un tiers (un expert-comptable par exemple), pour les assister non pas lors de la préparation de cette AG mais au moment même des débats.

Les règles et délais pour obtenir toute information jugée utile à cette occasion sont également modifiables dans la clause de droit à l’information (délai pour demander ces documents, délai imposé au gérant pour les transmettre...).