Le gérant doit-il déposer au greffe le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale (AG) qu’il a établi suite à la réunion des associés ?

Cela dépend de la nature des décisions qui ont été votées en assemblée.

AG à déposer au greffe

Le PV de certaines AG sont obligatoirement à déposer au greffe, dès lors que les tiers doivent être informés d’une modification du fonctionnement de la société :

• Lors du changement des personnes qui dirigent la société (gérant dans une EURL ou SARL, président ou membres du conseil d’administration dans une SASU ou SAS...). Évidemment, si le nom des dirigeants est inscrit dans les statuts, alors ce dépôt au greffe se fait, comme expliqué ci-dessous, avec le dépôt des statuts modifiés.
• Lors de tout changement statutaire, dès lors que l’AG entraîne la modification d’une clause et donc le dépôt des statuts modifiés au greffe (seule la clause modifiée et barrée et la nouvelle clause sont déposées et annexées aux anciens statuts déjà conservés par le greffe) :
  • en cas de changement de siège social par exemple,
  • de modification du nom de la société,
  • d’augmentation ou de réduction du capital social (à enregistrer également auprès de l’administration fiscale),
  • de modification de la répartition des bénéfices...

Ce dépôt en double exemplaire du PV d’AG doit alors être réalisé par le gérant dans le délai d’un mois à compter de la date de l’assemblée correspondante. Passé ce délai, tout intéressé peut demander au président du tribunal de commerce une régularisation de ces formalités obligatoires.

AG à consigner dans le registre des assemblées

On a déjà présenté le registre spécial des assemblées dans cet autre article. En effet, dès la constitution de la société, il est important que le gérant fasse signer et parapher les feuilles du registre spécial qui sera utilisé pour conserver au siège toutes les décisions collectives.

Les pages de ce registre sont numérotées et chaque page est paraphée par le greffe. Aussi, déposer dans ce registre un PV d’AG revient en quelque sorte à le déposer au greffe, mais sans permettre aux tiers d’avoir accès au texte de ces procès-verbaux qui, justement, n’ont pas l’obligation d’être déposés car ils ne contiennent que des informations concernant le fonctionnement interne de la société, les relations entre associés. Par exemple, un PV qui fixe la rémunération du gérant est conservé dans le registre des assemblées, accessible à tous les associés, mais pas aux fournisseurs, aux banques...

En respectant bien la continuité de la numérotation, le procès-verbal est donc :
– à imprimer sur les pages de ce registre (ce qui suppose une bonne maîtrise de son imprimante, car aucun feuillet du registre ne doit être détruit !),
– ou directement à rédiger sur ce registre (ce qui oblige à écrire directement le PV sur les feuillets paraphés, avec le risque d’erreur que cela sous-entend).

Au final, le gérant ne présente pas au greffe tous les PV d’AG, mais tous ces PV sont en revanche conservés :
– ou bien au greffe lorsque le dépôt a été rendu obligatoire,
– ou bien au siège de la société, dans le registre spécial.