La procédure d’approbation à mettre en place lorsqu’une convention réglementée est envisagée obéit à des règles légales.

Quand présenter la convention aux associés ?

La convention réglementée sera présentée au vote des associés, mais avant signature de ce contrat par le gérant ou après ?

Par exemple, le gérant qui souhaite acheter un article de l’entreprise à des conditions préférentielles, peut-il le faire puis demander l’avis des associés, ou bien doit-il convoquer préalablement les associés ?

La réponse dépend de la nature de la gérance :
– Si le gérant n’est pas associé, l’autorisation des associés est à obtenir préalablement à toute convention réglementée.
– Si le gérant est associé, il peut présenter cette convention réglementée aux associés a posteriori.

Quelle assemblée pour présenter les conventions ?

Une convention réglementée doit faire l’objet de la rédaction d’un rapport spécial présenté à l’assemblée. Mais quelle assemblée ? L’assemblée annuelle ou une assemblée spéciale sans attendre l’AGO annuelle ?

Étant donné que le vote des associés ne va pas modifier le contrat signé mais engager la responsabilité du gérant, ce vote ne présente pas de caractère d’urgence. Il peut donc intervenir lors de l’assemblée générale ordinaire annuelle des associés qui doit obligatoirement statuer chaque année sur les comptes sociaux. Inutile donc de convoquer une assemblée spéciale.

Rédaction du rapport spécial

Le rapport spécial rédigé par le gérant (on ne traite pas le cas des sociétés qui ont un commissaire aux comptes) doit indiquer :
– la liste des toutes les conventions à approuver,
– le nom du ou des gérant(s) concerné(s) par chacune,
– l’intitulé de chaque convention et sa description ; en particulier doit être précisé ce qui fait de cette convention une convention réglementée et non une convention libre, c’est à dire les caractères avantageux du contrat signé.

Si l’on considère nos exemples de conventions réglementées :

• Dans le cas de la vente de matériaux :
  • le montant inhabituel de la remise dont bénéficie le gérant doit être chiffrée et comparée à celle qu’un client ordinaire obtient généralement,
  • si c’est l’escompte qui est inhabituel, là encore son taux et son montant sont à indiquer,
  • l’acompte plus faible que la pratique est à mentionner de la même façon,
  • le délai de paiement inhabituel fait partie des mentions qui figurent dans le rapport spécial...
• Dans le cas d’une location : toutes les caractéristiques du contrat de location sont à reporter, en soulignant le caractère avantageux des clauses qui font de ce contrat une convention réglementée.

Envoi du rapport aux associés

Le rapport spécial des conventions réglementées est à faire parvenir aux associés dans le délai de 15 jours avant l’assemblée, et doit être également consultable au siège de la société.

Une résolution doit évidemment prévoir le vote de ces conventions.

Lors de l’AG, rappelons que le gérant ou l’associé concerné par la convention à approuver ne peut pas prendre part au vote. Aussi, même dans une SARL où le gérant est très largement majoritaire, la convention peut ne pas être approuvée, engageant sa responsabilité individuelle si ce contrat se confirme préjudiciable pour la société.