En plus des documents obligatoires à établir et à conserver, les registres sociaux sont des documents à conserver obligatoirement au siège de l’EURL ou de la SARL.

Définition des registres sociaux obligatoires

Le gérant d’une SARL a l’obligation de consigner dans un registre les décisions prises par les associés. De même le gérant d’EURL, doit tenir un tel registre.

Obligation des registres sociaux

Toute décision prise par les associés en assemblée générale (voir notre article sur le vote des associés en assemblée) fait l’objet d’un rapport, un procès-verbal, rédigé par le gérant.

Or tous les procès-verbaux intervenus durant la vie sociale d’une EURL ou SARL doivent être classés par ordre chronologique dans un registre spécial.

Suite à la création d’une EURL ou SARL, la désignation du premier gérant non statutaire (si le gérant est désigné dans les statuts, aucune décision des associés n’est alors attendue sur ce point) fait l’objet d’une telle décision. Un procès-verbal est alors rédigé et inséré dans le registre spécial.

Présentation registre spécial des assemblées

Ce registre se présente sous la forme d’un cahier numéroté dont chaque page est cotée et paraphée. Le but est de rendre impossible la suppression ou l’ajout d’une page et donc d’obtenir une date certaine des documents collés dans ce registre. En effet, Les procès-verbaux des AG sont collés au fur et à mesure de leur établissement dans ce document.

Toutefois, il est également autorisé de faire numéroter et signer des pages vierges sur lesquelles seront écrits ou imprimés les procès-verbaux. Ces pages sont de la même façon à apporter à la mairie ou au greffe du tribunal. Ensuite, chaque feuille utilisée est ajoutée au classeur qui constitue le registre spécial des assemblées.
Il est alors interdit de modifier l’ordre des feuillets numérotés, ou d’ajouter a posteriori des informations sur un feuillet classé dans le registre spécial.

Faire parapher le registre spécial

Les pages du registre spécial des assemblées sont cotées (numérotées) et paraphées (signées) par :
– le juge du TC (tribunal de commerce) : se déplacer au greffe du tribunal de commerce pour obtenir son paraphe ;
– le juge du TI (tribunal d’instance) ;
– le maire de la commune dont dépend le siège social de l’EURL ou de la SARL : se rendre à l’accueil de sa mairie qui dispose du tampon signature du maire.

Cette démarche est gratuite : il n’y a pas de frais proportionnels au nombre de signatures accordées. En revanche, le tribunal peut demander une participation aux frais de fonctionnement du greffe (d’un montant de quelques euros), pratique que n’a généralement pas une mairie. De plus, des frais d’envois peuvent s’ajouter à ces frais si les registres sont envoyés par le greffe au siège de la société.

Sanctions absence registres sociaux

Les registres spéciaux sont à conserver au siège durant une durée de 30 ans. A défaut, des sanctions sont prévues à l’encontre des gérants d’EURL ou SARL.

Dans les deux cas, le défaut d’établissement ou l’oubli d’une mention est passible d’une amende de 1.500 euros conformément à l’article 53 du décret du 23 mars 1967.

En cas de tenue frauduleuse de ce registre, des peines à l’encontre du gérant de 3 ans d’emprisonnement et 45.000 euros d’amende sont prévues par l’article 441-1 du Code pénal.