Dans une société, il est courant que des frais de restauration soient engagés pour rencontrer un prospect, négocier avec un fournisseur... La TVA payée sur ces frais de restauration est-elle déductible ?

TVA sur frais de déplacement

D’une façon générale, la TVA payée est déductible au sein d’une société dès lors qu’elle est attachée à des charges engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Il faut ainsi distinguer charges somptuaires, qui ne peuvent être justifiées par les besoins de l’activité économique de l’entreprise (repas en famille du gérant d’une SARL), et charges d’exploitation, que le dirigeant où des salariés engagent dans un but économique.

Aller au restaurant avec un client fait partie des pratiques commerciales courantes, la TVA payée à cette occasion constitue donc de la TVA déductible, récupérable auprès de l’Etat en contrepartie d’une diminution de sa TVA par ailleurs collectée (se reporter au cas général des sociétés soumises à TVA).

Conditions de déduction des factures restaurant

La TVA sur frais de restauration n’est déductible que lorsque deux autres conditions sont remplies :
– la prestation doit être facturée au nom de la société,
– la société doit régler ces factures.

Concrètement, cela signifie que la facture du restaurant :
– doit être libellée au nom de la société qui effectue une déclaration de TVA, et non au nom de l’un de ses commerciaux, de son dirigeant...
– que la société doit régler cette facture (on le verra ci-dessous, éventuellement par un intermédiaire qui sera ensuite remboursé).

Déduction de la TVA dans la pratique

Comment procéder dans la pratique où, généralement, le salarié ou gérant qui paie une facture restaurant le fait avec son propre chéquier, sa propre carte de crédit, avant d’en demander le remboursement à la société ?

Facture au nom de la société

La première précaution consiste à demander au restaurant une facture au nom de la société, en précisant l’adresse de celle-ci. De la part des restaurateurs, cette condition ne pose aucune difficulté particulière, comptable notamment, bien au contraire. Du point de vue de la société, cette formalité n’est pas davantage contraignante, mais il est bon d’indiquer également sur cette facture, et cette fois en interne, le nom des partenaires de l’entreprise avec qui a eu lieu le repas. En cas de contrôle fiscal, le contrôleur a ainsi la possibilité de s’assurer de la réalité de cette prestation, et donc de la déduction fiscale :
– de la charge correspondante,
– et de la TVA.

Remboursement des frais professionnels

La seconde condition consiste à un règlement effectif de cette facture par la société. Le fisc n’oblige cependant pas chaque commercial à posséder un chéquier ou une carte de crédit de l’entreprise. Il est donc possible pour un salarié de payer la facture émise au nom de la société par un moyen de paiement personnel. Mais cette dépense personnelle devra lui être remboursée intégralement, sur justificatif de la facture, à l’euro près.

Ainsi, un remboursement forfaitaire des frais de déplacement d’un commercial ne correspond pas à la pratique attendue. De la même façon, le plafonnement des remboursements par repas va contre le principe du règlement par la société de l’intégralité de la facture de restauration. Pour que la TVA sur celle-ci reste déductible, la société doit systématiquement et intégralement rembourser les frais personnellement engagés par son représentant ou son salarié.